Đặt vé đoàn cho công ty, giải pháp tối ưu chi phí
Đặt vé đoàn cho công ty không còn là một khái niệm xa lạ với các doanh nghiệp có quy mô từ vài chục đến vài trăm nhân sự. Mỗi năm, hầu như công ty nào cũng có ít nhất một vài dịp cần di chuyển bằng máy bay cho một nhóm đông người: chuyến du lịch hè, hội nghị khách hàng, team-building cuối năm, hay đơn giản là đưa một nhóm nhân viên đi công tác dài ngày ở chi nhánh khác. Và mỗi lần như vậy, người phụ trách lại phải đối mặt với bài toán quen thuộc: làm sao để đặt vé cho hàng chục con người mà vẫn đảm bảo đúng ngân sách, đúng thời gian, và không ai bị bỏ sót.
Đây chính là lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ đặt vé đoàn chuyên nghiệp thay vì tự mình xử lý. Trong bài viết này, datvedoan.com sẽ phân tích cụ thể những lợi ích mà một công ty có thể nhận được khi sử dụng dịch vụ này.
Tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành
Khi đặt vé lẻ cho từng cá nhân, mỗi người trong đoàn có thể mua vé vào một thời điểm khác nhau, với mức giá khác nhau và giá vé máy bay vốn biến động theo giờ, theo ngày. Kết quả là tổng chi phí cho cả đoàn thường cao hơn nhiều so với mức cần thiết, chưa kể đến việc kiểm soát hóa đơn, đối chiếu chi phí trở nên rối rắm khi có quá nhiều giao dịch lẻ tẻ.
Khi sử dụng dịch vụ đặt vé đoàn, toàn bộ đoàn sẽ được xuất vé với cùng một mức giá thống nhất, giúp bộ phận tài chính dễ dàng lập dự toán, đối soát và xuất hóa đơn tập trung cho toàn bộ chuyến đi. Đây là lợi ích đầu tiên và cũng là lý do quan trọng nhất khiến các công ty cân nhắc đặt vé đoàn cho công ty thay vì để nhân viên tự đặt vé cá nhân.
Giảm tải công việc cho bộ phận phụ trách
Với một đoàn từ 20, 50 cho đến hàng trăm người, việc thu thập thông tin cá nhân (họ tên, số căn cước công dân hoặc hộ chiếu, ngày sinh…), kiểm tra tính chính xác, rồi tổng hợp để đặt vé là một khối lượng công việc không nhỏ. Nếu chỉ một thông tin sai lệch, cả đoàn có thể gặp rắc rối tại sân bay.
Khi giao phó việc này cho một đơn vị đặt vé đoàn chuyên nghiệp, nhân sự phụ trách trong công ty chỉ cần cung cấp danh sách và các yêu cầu cơ bản, phần còn lại từ kiểm tra thông tin, xuất vé, cho đến xử lý các vấn đề phát sinh sẽ được đội ngũ chuyên trách đảm nhiệm. Điều này giúp nhân sự công ty có thêm thời gian để tập trung vào những công việc quan trọng khác, thay vì dành hàng giờ liền để ngồi canh vé và đối chiếu danh sách.
Sắp xếp chỗ ngồi và lịch trình hợp lý cho cả đoàn
Một trong những vấn đề thường gặp khi đặt vé lẻ là các thành viên trong đoàn bị chia rải rác khắp khoang máy bay, thậm chí không cùng chuyến bay.
Dịch vụ đặt vé đoàn sẽ cố gắng sắp xếp để cả đoàn được ngồi gần nhau. Ngoài ra, đơn vị cung cấp dịch vụ cũng có thể tư vấn khung giờ bay hợp lý để cả đoàn có thể di chuyển đồng thời đến sân bay, giảm thiểu tình trạng người đến sớm, người đến trễ gây mất thời gian chờ đợi chung.
Linh hoạt xử lý các thay đổi phát sinh
Trong thực tế, kế hoạch của một chuyến đi công ty hiếm khi diễn ra đúng 100% như dự kiến ban đầu. Có thể một vài nhân sự bận việc đột xuất không thể tham gia, có thể lịch trình cần dời lại, hoặc số lượng người tham gia thay đổi vào phút chót. Nếu tự đặt vé lẻ, việc xử lý những thay đổi này thường tốn nhiều thời gian và đôi khi phát sinh thêm phí phạt không nhỏ.
Với dịch vụ đặt vé đoàn, doanh nghiệp có một đầu mối liên hệ duy nhất để xử lý mọi thay đổi, giúp quá trình điều chỉnh nhanh chóng và ít rủi ro hơn.
Đồng hành hỗ trợ trong suốt hành trình
Không chỉ dừng lại ở việc xuất vé, một dịch vụ đặt vé đoàn cho công ty uy tín còn đóng vai trò như một người hỗ trợ xuyên suốt: từ tư vấn thời điểm đặt vé để có giá tốt nhất, đến hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh tại sân bay như hoãn chuyến, đổi chuyến, hay các yêu cầu đặc biệt của một vài thành viên trong đoàn.
Quy trình đặt vé đoàn cho công ty chỉ với 3 bước
Để giúp bộ phận hành chính – nhân sự hình dung rõ hơn về mức độ đơn giản của dịch vụ, datvedoan.com tóm gọn quy trình làm việc thành 3 bước sau:
Bước 1 – Gửi yêu cầu và thông tin đoàn: Công ty cung cấp số lượng người tham gia, ngày giờ dự kiến bay, điểm đến và ngân sách mong muốn trong biểu mẫu bên dưới. Đội ngũ tư vấn sẽ liên hệ lại trong vòng vài giờ để trao đổi chi tiết.
Bước 2 – Nhận báo giá và chốt phương án: Chúng tôi tổng hợp các lựa chọn chuyến bay phù hợp, gửi báo giá minh bạch cho toàn đoàn, đồng thời tư vấn thời điểm đặt vé tối ưu. Sau khi công ty xác nhận, chúng tôi tiến hành giữ chỗ và kiểm tra thông tin từng hành khách.
Bước 3 – Xuất vé và hỗ trợ hành trình: Vé điện tử được gửi đến đầu mối phụ trách và từng thành viên trong đoàn. Trong suốt hành trình, đội ngũ chăm sóc khách hàng luôn túc trực để xử lý mọi phát sinh, đảm bảo chuyến đi diễn ra đúng kế hoạch.
Việc đặt vé đoàn cho công ty không chỉ đơn thuần là một dịch vụ mua vé máy bay số lượng lớn, mà còn là một giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và mang lại trải nghiệm thuận tiện hơn cho toàn thể nhân viên tham gia chuyến đi. Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả vận hành, đây là một khoản đầu tư nhỏ nhưng mang lại giá trị thiết thực và lâu dài.
Nếu công ty bạn đang chuẩn bị cho một chuyến đi tập thể sắp tới, hãy để datvedoan.com đồng hành cùng bạn, giúp việc đặt vé đoàn cho công ty trở nên đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm hơn bao giờ hết.
Liên hệ ngay với datvedoan.com để được tư vấn và báo giá miễn phí qua Hotline: 0919 330 802. Đội ngũ tư vấn luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7 để chuyến đi của công ty được chuẩn bị chu đáo nhất.